Cómo llenar el formulario W-9

Quién necesita este formulario

Llenas un formulario W-9 cuando alguien que debe presentar una declaración informativa ante el IRS te pide tu TIN. Puede ser un cliente que te paga como contratista independiente, un banco o corredor que te abre una cuenta, una plataforma de pagos o una sociedad en la que inviertes.

Con tu nombre y tu número, esa persona o empresa llena declaraciones como:

• Formulario 1099-NEC (pagos a no empleados) y 1099-MISC (alquileres, regalías, premios y otros ingresos)
• Formulario 1099-K (pagos con tarjeta y por redes de pago de terceros)
• Formularios 1099-INT, 1099-DIV y 1099-B (intereses, dividendos y ventas por medio de un corredor)

Solo usas el formulario W-9 si eres una persona de EE. UU. para fines fiscales: ciudadano o extranjero residente, una sociedad, corporación, compañía o asociación constituida en EE. UU., un fideicomiso nacional o una sucesión que no sea extranjera.

Si no eres una persona de EE. UU., este formulario no es para ti:

• Una persona física no residente entrega el formulario W-8BEN (o, en algunos casos, el formulario 8233).
• Una empresa u otra entidad extranjera entrega el formulario W-8BEN-E.
• Una LLC de EE. UU. de un solo miembro cuyo dueño es extranjero es una entidad no considerada (disregarded entity). El IRS indica que el dueño extranjero debe entregar el formulario W-8 que corresponda, a su propio nombre, aunque la LLC tenga un EIN de EE. UU. Por lo general es el W-8BEN si el dueño es una persona y el W-8BEN-E si es una empresa.

Qué tener a mano

• Tu nombre tal como aparece en tu declaración de impuestos federal. Si tienes una LLC no considerada, el nombre del dueño.
• Tu nombre comercial o el nombre de la LLC no considerada, si lo tienes.
• Tu clasificación fiscal federal. Si tienes una LLC, cómo tributa: corporación C, corporación S, sociedad (partnership) o entidad no considerada.
• Tu TIN: SSN, ITIN o EIN, según tu caso (ver Part I).
• La dirección postal donde quieres recibir las declaraciones informativas.
• Códigos de exención, solo si eres una entidad exenta. La mayoría de las personas físicas no tiene ninguno.
• El nombre y la dirección de quien te lo pide y los números de cuenta, si te los pidió.

Paso a paso

1. Escribe el nombre de tu declaración de impuestos Line 1

   Esta es la línea del nombre (en el formulario, "Name of entity/individual"). Escribe el nombre que coincide con tu declaración de impuestos y no la dejes vacía. Si trabajas por tu cuenta como propietario único, pon tu nombre personal tal como figura en tu Form 1040. Una corporación, sociedad o LLC que no es entidad no considerada escribe el nombre que figura en su propia declaración. Una entidad no considerada escribe aquí el nombre de su dueño, nunca el propio.

2. Agrega el nombre comercial Line 2

   Es el nombre comercial o de la entidad no considerada (en el formulario, "Business name/disregarded entity name"). Escribe tu nombre comercial, tu DBA o el nombre de tu LLC no considerada. Si no tienes, déjala vacía.

3. Marca una sola clasificación fiscal Line 3a

   Es la clasificación fiscal federal (en el formulario, "federal tax classification"). Marca solo una de las siete casillas, para la persona o entidad de la Line 1. Si eres persona física o propietario único, marca "Individual/sole proprietor". Si marcas "LLC", también debes escribir su código fiscal en el espacio: C para corporación C, S para corporación S, P para sociedad (partnership). Una LLC de un solo miembro que es entidad no considerada no marca "LLC": marca la casilla que corresponde a su dueño, casi siempre "Individual/sole proprietor".

4. Indica si tienes socios extranjeros Line 3b

   Esta casilla es nueva en la revisión de 2024 y pregunta por socios, dueños o beneficiarios extranjeros. Márcala solo si se cumplen las tres cosas: marcaste "Partnership", "Trust/estate" o "LLC" con código P; entregas el formulario a una sociedad, fideicomiso o sucesión en la que tienes participación; y tienes algún socio, dueño o beneficiario extranjero. Es obligatoria si alguno de ellos te entregó un formulario W-8 (o documentos que prueban que es extranjero) o un W-9 con esta casilla marcada. Si no es tu caso, déjala en blanco.

5. Escribe códigos de exención solo si te corresponden Line 4

   Son las exenciones (en el formulario, "Exemptions"). La mayoría de las personas físicas y propietarios únicos deja los dos espacios en blanco, porque en general no están exentos de la retención adicional (backup withholding). El código de beneficiario exento ("Exempt payee code", del 1 al 13) es para entidades como organizaciones exentas de impuestos, organismos de gobierno y muchas corporaciones, y solo para ciertos pagos. El código FATCA (de la A a la M) solo aplica a cuentas fuera de EE. UU., así que puedes dejarlo vacío si la cuenta es de EE. UU. Si tienes dudas, consulta a quien te pidió el formulario.

6. Escribe tu dirección postal Line 5 Line 6

   En la Line 5 va la calle, el número y el apartamento o suite ("Address"). En la Line 6, la ciudad, el estado y el código postal ("City, state, and ZIP code"). Ahí te enviarán las declaraciones informativas. Si es distinta de la dirección que ya tienen registrada, escribe "NEW" arriba.

7. Agrega números de cuenta si te los piden Line 7

   Esta línea de números de cuenta ("List account number(s) here") es opcional. Llénala solo si quien te pide el formulario quiere asociarlo a cuentas específicas.

8. Escribe tu número de identificación tributaria Part I

   Esta parte pide tu TIN ("Taxpayer Identification Number"). Escribe un solo número y verifica que coincida con el nombre de la Line 1. Las personas físicas usan su SSN. Si eres extranjero residente y no puedes obtener un SSN, escribe tu ITIN en las casillas del SSN. Un propietario único con EIN puede usar el SSN o el EIN, aunque el IRS recomienda el SSN. Una LLC de un solo miembro no considerada usa el SSN del dueño, o el EIN del dueño si lo tiene. Una LLC que tributa como corporación o sociedad, y cualquier otra entidad, usa su propio EIN. Si ya pediste tu número y todavía no lo tienes, escribe "Applied For" en el espacio del TIN, y firma y pon la fecha.

9. Firma y pon la fecha en la certificación Part II

   Es la certificación ("Certification"). Al firmar, declaras bajo pena de perjurio que tu TIN es correcto, que no estás sujeto a retención adicional, que eres una persona de EE. UU. y que el código FATCA, si pusiste uno, es correcto. Si el IRS te avisó que estás sujeto a retención adicional porque no declaraste todos tus intereses o dividendos, tacha el punto 2 antes de firmar. En una entidad no considerada firma la persona de la Line 1. En una cuenta conjunta firma solo la persona cuyo TIN está en la Part I. La firma es obligatoria en cuentas de intereses, dividendos y corretaje abiertas después de 1983 y en operaciones inmobiliarias. Para pagos por servicios y otros pagos comerciales debes dar tu TIN correcto, pero solo tienes que firmar si antes te avisaron que diste un TIN incorrecto.

Errores comunes

Adónde va

Entrega el formulario lleno a la persona o empresa que te lo pidió. No lo envíes al IRS. Guarda una copia.

El W-9 lleva tu SSN o tu EIN, así que mándalo por un medio seguro, como una carga cifrada o en persona, y no por correo electrónico común. Quien lo pide puede aceptarlo en formato electrónico; si se requiere firma, la versión electrónica debe llevar una firma electrónica bajo pena de perjurio.

Si no das un TIN correcto, el pagador puede retener el 24% de los pagos que debe informar y enviarlo al IRS. También puedes recibir una multa de 50 dólares por cada vez que no entregues tu TIN. Si escribiste "Applied For", entrega tu número apenas lo recibas: para intereses, dividendos y ciertos instrumentos negociables tienes, en general, 60 días. Entrega un W-9 nuevo cuando cambie tu nombre o tu TIN en la cuenta, o cuando cambie tu clasificación o tu condición de exento, por ejemplo una corporación C que elige tributar como corporación S.

Para casos que las instrucciones no resuelven, consulta las Instructions for the Requester of Form W-9 (solo en inglés) o a un profesional de impuestos.