Cómo llenar el formulario W-8BEN-E

Quién necesita este formulario

Necesitas el formulario W-8BEN-E si tu entidad está constituida fuera de Estados Unidos y es la beneficiaria efectiva ("beneficial owner") de un pago, es decir, se queda con el ingreso. El caso típico es una empresa extranjera pequeña a la que le paga un cliente o una plataforma de EE. UU. Te lo puede pedir un agente de retención ("withholding agent") o pagador de EE. UU., o una institución financiera extranjera (FFI) que necesita documentar una cuenta tuya.

Algunos casos usan otro formulario:

• Una persona física extranjera, incluido quien trabaja por su cuenta sin empresa, usa el formulario W-8BEN.
• Una entidad, un ciudadano o un residente de EE. UU. usa el formulario W-9.
• Los ingresos efectivamente vinculados con un negocio en EE. UU. van en el formulario W-8ECI.
• Un intermediario, o una sociedad de personas ("partnership") o un fideicomiso simple o del otorgante extranjero que no pide beneficios de tratado, en general usa el formulario W-8IMY.
• Un gobierno extranjero, un organismo internacional, un banco central emisor o una organización extranjera exenta que invoca las secciones 115(2), 501(c), 892, 895 o 1443(b) usa el formulario W-8EXP, salvo que pida beneficios de tratado.

Una entidad no considerada ("disregarded entity"), es decir, una entidad de un solo dueño que no es corporación para el fisco de EE. UU., en general no presenta este formulario: lo presenta su dueño. Por eso una LLC de EE. UU. con un único dueño extranjero, que es no considerada salvo que haya elegido otra clasificación, no firma a su nombre. Si la dueña es una empresa extranjera, esa empresa entrega el W-8BEN-E con su propio nombre en la Line 1 y puede anotar el nombre de la LLC en la Line 10. Si el dueño es una persona física extranjera, usa el W-8BEN.

Qué tener a mano

• La razón social exacta, tal como figura en el acta constitutiva o estatuto.
• El país donde se constituyó la entidad.
• Su clasificación fiscal en EE. UU. (para casi todas las sociedades extranjeras de responsabilidad limitada, corporación).
• Su domicilio de residencia permanente: la dirección física donde tributa.
• Una dirección postal distinta, solo si el correo va a otro lugar.
• Su EIN de EE. UU., si tiene uno.
• El número de identificación tributaria que le dio su país de residencia (por ejemplo, RFC, RUT, CUIT o NIT).
• Cómo se repartieron los ingresos del año pasado (ventas y servicios frente a dividendos, intereses, alquileres y regalías) y una idea de sus activos, para elegir el estatus FATCA.
• Si puede ser NFFE pasiva: nombre, dirección y TIN de EE. UU. de cada persona estadounidense con más del 10 % de la entidad.
• Si pide un tratado: el artículo aplicable y la prueba de limitación de beneficios que cumple.
• Cualquier número de referencia o de cuenta que te dio quien pide el formulario.
• El nombre de un directivo o representante autorizado para firmar.

Paso a paso

1. Escribe el nombre de la beneficiaria efectiva Line 1

   En la línea 1, nombre de la organización ("Name of organization that is the beneficial owner"), va la razón social de la entidad dueña del ingreso. Si el pago lo recibe una entidad no considerada o una sucursal, no pongas su nombre comercial: pon el de su dueño, o el de la entidad a la que pertenece la sucursal. Una entidad híbrida que pide un tratado por cuenta propia sigue las instrucciones especiales.

2. Indica el país de constitución Line 2

   En la línea 2, país de constitución u organización ("Country of incorporation or organization"), una corporación pone el país donde se constituyó. Otra entidad pone el país bajo cuyas leyes se creó.

3. Deja vacía la línea de entidad no considerada, casi siempre Line 3

   La línea 3, nombre de la entidad no considerada que recibe el pago ("Name of disregarded entity receiving the payment"), es para una entidad no considerada con GIIN propio que es FFI declarante de Modelo 1 o Modelo 2. Una empresa operativa común la deja en blanco.

4. Marca un estatus del capítulo 3 Line 4

   En la línea 4, estatus del capítulo 3 ("Chapter 3 Status (entity type)"), marca una sola casilla con la clasificación de la entidad según las reglas fiscales de EE. UU., no según tu ley local. La mayoría de las sociedades extranjeras donde todos los socios tienen responsabilidad limitada (S.A., S.R.L., S.A.S., Ltda.) son "Corporation", salvo que hayan elegido otra cosa con el formulario 8832. Si marcas partnership, entidad no considerada, fideicomiso simple o del otorgante, responde la pregunta de entidad híbrida: marca "Yes" solo si es híbrida y pide un tratado por cuenta propia, y entonces llena la Parte III.

5. Marca un estatus del capítulo 4 (FATCA) Line 5

   La línea 5, estatus del capítulo 4 ("Chapter 4 Status (FATCA status)"), es una pregunta distinta de la línea 4. Casi todas las empresas pequeñas que no son bancos, fondos, corredores ni aseguradoras son una entidad extranjera no financiera (NFFE), activa o pasiva. Elige "Active NFFE" si no es institución financiera y se cumplen las dos condiciones: menos del 50 % de sus ingresos brutos del año calendario anterior son ingresos pasivos, y menos del 50 % de sus activos producen o se mantienen para producir ingresos pasivos (promedio ponderado medido por trimestre). Son ingresos pasivos los dividendos, intereses, alquileres, regalías y rentas vitalicias. Una empresa que vende bienes o servicios suele cumplirlo. Una sociedad tenedora que vive de dividendos suele no cumplirlo y es "Passive NFFE". Si estás en el límite, consulta a un profesional.

6. Escribe el domicilio de residencia permanente Line 6

   En la línea 6, domicilio de residencia permanente ("Permanent residence address"), va la dirección en el país donde la entidad tributa. No uses casilla postal, una dirección "a cargo de", la de un banco ni una dirección solo para correo, salvo que sea el domicilio legal que figura en tus estatutos y el único que usas. Si la entidad no tiene residencia fiscal en ningún país, pon su oficina principal.

7. Agrega una dirección postal solo si es distinta Line 7

   La línea 7, dirección postal ("Mailing address"), queda vacía si el correo va al domicilio de la línea 6.

8. Escribe el EIN si lo tienes o lo necesitas Line 8

   La línea 8, número de identificación fiscal de EE. UU. ("U.S. taxpayer identification number (TIN)"), lleva el EIN. Muchas empresas extranjeras no tienen uno y la dejan en blanco. Lo necesitas si la entidad debe presentar una declaración en EE. UU., por ejemplo como socia de una partnership con negocio allá. También lo necesitas para pedir un tratado si no das un número tributario extranjero en la línea 9b. El EIN se pide con el formulario SS-4 o en línea en irs.gov.

9. Escribe el GIIN o el número tributario extranjero Line 9a

   La línea 9a es el GIIN. Solo lo tienen las instituciones financieras registradas y las NFFE de declaración directa, así que una NFFE activa o pasiva la deja vacía. En la Line 9b, número de identificación tributaria extranjero ("Foreign TIN"), pon el número que te dio tu país de residencia. Es obligatorio si el formulario documenta una cuenta financiera en una oficina de EE. UU. de una institución financiera y recibes ingresos informados en el formulario 1042-S, salvo que tu país figure en la lista del IRS de jurisdicciones que no emiten números tributarios. También sirve para respaldar un tratado en lugar del EIN. Marca la Line 9c solo si la ley no te obliga a obtener ese número; puedes explicar el motivo en el margen o en una hoja anexa.

10. Agrega un número de referencia Line 10

    La línea 10, referencias ("Reference number(s)"), es opcional. Úsala para el número de cuenta o de referencia que te dio quien pide el formulario. El dueño único de una entidad no considerada puede indicar aquí que la cuenta está a nombre de esa entidad.

11. Llena la Parte II solo para una entidad no considerada o sucursal Part II

    La Parte II, entidad no considerada o sucursal que recibe el pago ("Disregarded Entity or Branch Receiving Payment"), se llena solo si el pago va a una entidad no considerada con GIIN propio o a una sucursal en un país distinto del de la línea 2. Lleva su estatus FATCA en la línea 11, su dirección en la línea 12 y su GIIN en la línea 13.

12. Pide los beneficios del tratado, si corresponde Part III

    En la Line 14a escribe el país donde la entidad es residente a efectos del tratado y marca la casilla. En la Line 14b certifica que la entidad obtiene el ingreso y cumple el artículo de limitación de beneficios ("limitation on benefits", LOB), y marca la única prueba LOB que cumple, o "No LOB article in treaty" si el tratado no tiene ese artículo. Las pruebas cambian según el tratado: lee el artículo LOB y la tabla 4 de las tablas de tratados del IRS. La Line 14c solo aplica a ciertos dividendos e intereses de sucursal bajo tratados vigentes antes de 1987. Usa la Line 15, tasas y condiciones especiales ("Special rates and conditions"), solo para una tasa que exige condiciones adicionales, como un dividendo atado a un porcentaje y plazo de tenencia: indica artículo y párrafo, tasa, tipo de ingreso y las condiciones que cumples.

13. Completa la parte de tu estatus FATCA Part XXV

    Llena solo la parte que corresponde a lo que marcaste en la línea 5. Una NFFE activa marca la casilla de la Line 39 en la Parte XXV ("Active NFFE"). Una NFFE pasiva llena la Part XXVI ("Passive NFFE"): marca la Line 40a y luego la Line 40b (no tiene dueños sustanciales de EE. UU.) o la Line 40c, y en ese caso detalla nombre, dirección y TIN de cada dueño sustancial en la Part XXIX. Un dueño sustancial es, en general, una persona estadounidense especificada con más del 10 % de la entidad, directa o indirectamente. Los demás estatus (FFI, beneficiarios exentos, organizaciones sin fines de lucro, NFFE que cotizan en bolsa y otros) tienen su propia parte, indicada junto a su casilla en la línea 5; sigue las instrucciones de esa parte.

14. Firma y fecha la certificación Part XXX

    En la Parte XXX, certificación ("Certification"), un directivo o representante autorizado marca la casilla que confirma su capacidad para firmar por la entidad de la línea 1, firma, escribe su nombre en letra de molde y pone la fecha (MM-DD-AAAA). Si firma un apoderado, adjunta el poder (sirve el formulario 2848). El agente de retención puede aceptar una firma electrónica que muestre que la firmó electrónicamente una persona autorizada; escribir el nombre a máquina no basta. Al firmar, la entidad también se compromete a entregar un formulario nuevo dentro de los 30 días de cualquier cambio.

Errores comunes

Adónde va

Entrega el formulario completo al agente de retención, pagador o institución financiera que te lo pidió. No lo mandes al IRS. Entrégalo antes de que se haga o acredite el pago. En general, cada agente de retención necesita su propio formulario, y uno que te paga varios tipos de ingreso puede pedir uno por cada tipo.

Sin un formulario válido, el agente de retención puede tener que retener el 30 % del pago según el capítulo 3 o el capítulo 4, o aplicar la retención de respaldo ("backup withholding").

En general, el formulario es válido desde la fecha de firma hasta el último día del tercer año calendario siguiente. Uno firmado el 30 de septiembre de 2026 vale hasta el 31 de diciembre de 2029. Si algún dato deja de ser correcto, como el domicilio, los dueños o el estatus FATCA, debes avisar al agente de retención o a la institución financiera y entregar un formulario nuevo dentro de los 30 días.