Cómo llenar el formulario W-8BEN

Quién necesita este formulario

Entregas el formulario W-8BEN a un agente de retención o pagador cuando eres una persona extranjera no residente (lo que el IRS llama "nonresident alien") y eres la beneficiaria real de ingresos sujetos a retención en EE. UU. Los casos más comunes:

• Trabajas como freelancer fuera de EE. UU. y te paga un cliente o una plataforma de EE. UU.
• Tienes una cuenta en un banco, bróker u otra institución financiera de EE. UU.
• Un pagador de EE. UU. te envía regalías, intereses, dividendos u otros ingresos de fuente estadounidense.

Lo entregas cuando te lo piden, aunque no reclames una tasa reducida. Si eres el único dueño de una entidad que no se considera separada de ti (por ejemplo, una LLC de EE. UU. de un solo miembro), tú eres el beneficiario, así que el formulario va a tu nombre.

Usa otro formulario si te pasa alguna de estas cosas:

• Eres ciudadano de EE. UU. (aunque vivas afuera) u otra persona estadounidense, incluido un residente extranjero: formulario W-9.
• Eres una empresa, sociedad u otra entidad: formulario W-8BEN-E.
• Tus ingresos están vinculados efectivamente con un negocio en EE. UU.: formulario W-8ECI.
• Recibes el dinero como agente o intermediario de otra persona: formulario W-8IMY.
• Eres un gobierno extranjero, una organización internacional, un banco central extranjero o una organización extranjera exenta de impuestos: formulario W-8EXP.
• Reclamas una exención de tratado sobre pagos por servicios personales prestados dentro de EE. UU.: formulario 8233, o el formulario W-4 si es salario.

Cuida la cuenta de días. Si cumples la prueba de presencia sustancial, eres residente de EE. UU. para impuestos y debes entregar un W-9 dentro de los 30 días.

Qué tener a mano

• Tu nombre legal completo.
• Tu país de ciudadanía. Si tienes doble ciudadanía, el país donde eres ciudadano y residente a la vez.
• Tu domicilio permanente: la dirección en el país donde eres residente para su impuesto a la renta. Nada de apartado postal, dirección "a cargo de", dirección de un banco o una dirección solo para correo.
• Una dirección postal, solo si es distinta.
• Tu número fiscal de EE. UU. (SSN o ITIN), solo si te lo exigen. La mayoría de quienes viven afuera no tiene.
• Tu número de identificación fiscal extranjero (FTIN) del país donde eres residente fiscal, o el motivo por el que la ley no te obliga a tenerlo.
• Tu fecha de nacimiento.
• Si reclamas un tratado: el país del tratado y, si aplica la línea 10, el artículo, el párrafo, la tasa y el tipo de ingreso.

Paso a paso

1. Escribe tu nombre y ciudadanía Line 1

   En Line 1, "Name of individual who is the beneficial owner" (nombre del beneficiario), va tu propio nombre. Si eres dueño de una entidad que no se considera separada de ti, igual usa tu nombre, no el de la entidad. En Line 2, "Country of citizenship", escribe tu país de ciudadanía. Si no eres residente de ningún país del que eres ciudadano, pon el país donde viviste más recientemente.

2. Anota tu domicilio permanente Line 3

   Line 3, "Permanent residence address", es donde vives en el país que te cobra impuestos como residente. Si reclamas un tratado, define tu residencia como lo exige ese tratado. Si no tienes residencia fiscal en ningún lado, usa el lugar donde vives normalmente. En un país sin nombres de calle, sirve una dirección descriptiva siempre que muestre con exactitud dónde vives.

3. Agrega una dirección postal solo si cambia Line 4

   Deja en blanco Line 4, "Mailing address (if different from above)", cuando el correo llega a la dirección de la línea 3.

4. Pon un número fiscal de EE. UU. si lo necesitas Line 5

   En Line 5, "U.S. taxpayer identification number (SSN or ITIN)", va tu SSN si lo tienes. Si no puedes obtener un SSN, el ITIN se pide con el formulario W-7. Para reclamar un tratado, en general necesitas un número de EE. UU. aquí o un FTIN en la línea 6a. Las excepciones son los ingresos de acciones y deuda que cotizan activamente, los dividendos de fondos mutuos de EE. UU. y los fideicomisos de inversión ofrecidos al público. También se exige SSN o ITIN para ciertas exenciones de anualidades y si entregas el formulario a una sociedad con negocio en EE. UU.

5. Escribe tu número fiscal extranjero o marca la casilla Line 6a

   Line 6a, "Foreign tax identifying number", es obligatoria cuando el formulario documenta una cuenta en una oficina de EE. UU. de una institución financiera y recibes ingresos de fuente estadounidense que se informan en el formulario 1042-S. No hace falta si vives en un territorio de EE. UU. o si tu país está en la lista del IRS de jurisdicciones que no emiten números fiscales. También puedes usar tu FTIN para respaldar un tratado en lugar de un número de EE. UU.

   Marca Line 6b, "Check if FTIN not legally required", solo si la ley no te obliga a tener un FTIN, incluso cuando tu país no los emite. Marcarla cuenta como tu explicación. Puedes agregar más detalle en el margen o en una hoja adjunta.

6. Agrega una referencia y tu fecha de nacimiento Line 7

   Line 7, "Reference number(s)", es opcional. Sirve para un código que te dio quien pide el formulario o para tu número de cuenta. Si eres dueño de una entidad que no se considera separada de ti, puedes poner aquí su nombre y número de cuenta.

   En Line 8, "Date of birth (MM-DD-YYYY)", escribe tu fecha de nacimiento con el mes primero. El 15 de abril de 1956 se escribe 04-15-1956. Es obligatoria cuando documentas una cuenta en una oficina de EE. UU. de una institución financiera.

7. Indica el país del tratado Line 9

   Llena la Part II, "Claim of Tax Treaty Benefits" (reclamo de beneficios de tratado), solo si reclamas un tratado. En Line 9 escribe el país donde eres residente según el tratado. Confirma que EE. UU. tiene un tratado de impuesto a la renta con ese país en la página de tratados del IRS. Si tienes vínculo con el agente de retención y recibes más de USD 500,000 en un año, en general también presentas el formulario 8833.

8. Explica tasas y condiciones especiales Line 10

   Usa Line 10, "Special rates and conditions", solo cuando el beneficio del tratado exige condiciones que no cubren la línea 9 ni la Parte III. Los intereses comunes y la mayoría de los dividendos no la necesitan. Es obligatoria para regalías cuando el tratado fija tasas distintas según el tipo, para estudiantes e investigadores, para ganancias de negocio no atribuibles a un establecimiento permanente y para reclamos basados en remesas.

   Completa el artículo y el párrafo, la tasa de retención, el tipo de ingreso y una explicación de las condiciones que cumples. La tasa depende de tu tratado y de tu ingreso. Búscala en las tablas de tratados del IRS y en la Publicación 901, o consulta a un profesional de impuestos.

9. Firma, fecha y nombre Part III

   Lee las declaraciones de la Part III, "Certification": firmas bajo pena de perjurio. Firma, pon la fecha en formato MM-DD-YYYY y escribe tu nombre en "Print name of signer". La casilla de esta parte certifica que quien firma tiene capacidad para firmar por la persona de la línea 1. Un apoderado que firma con un poder debe marcarla y adjuntar ese poder (sirve el formulario 2848).

   El agente de retención decide si acepta una firma electrónica. Escribir tu nombre en la línea de firma no cuenta como firma electrónica.

Errores comunes

Adónde va

Entrega el formulario a quien te lo pidió: el pagador, la plataforma, la sociedad o la institución financiera. No lo mandes al IRS. Entrégalo antes de que te paguen o te acrediten el dinero. En general cada agente de retención necesita su propia copia, y un pagador puede pedirte un formulario por cada tipo de ingreso.

Por regla general, el formulario vale desde el día en que lo firmas hasta el último día del tercer año calendario siguiente. Uno firmado el 30 de septiembre de 2026 vale hasta el 31 de diciembre de 2029. Según el reglamento, algunos siguen vigentes sin fecha de vencimiento.

Si algún dato deja de ser correcto, avísale al agente de retención y entrega un formulario nuevo dentro de los 30 días. Mudarte a EE. UU. es un cambio de circunstancias. También lo es irte del país del tratado si reclamas sus beneficios. Si te vuelves ciudadano o residente de EE. UU., puede que necesites un W-9.

Sin un W-8BEN válido, el pagador puede retener el 30% de ingresos de fuente estadounidense como pagos por servicios, regalías, intereses y dividendos, o aplicar la retención adicional ("backup withholding").