Cómo llenar el formulario W-7

Quién necesita este formulario

Usas el formulario W-7 si necesitas un número de identificación fiscal de EE. UU. para fines del impuesto federal y no eres elegible para un número de Seguro Social (SSN). El ITIN sirve solo para impuestos federales. No te autoriza a trabajar, no cambia tu situación migratoria y no te da beneficios del Seguro Social.

Lo piden, por ejemplo:

• Un extranjero no residente que debe presentar una declaración federal de EE. UU., o la presenta para recibir un reembolso.
• Un extranjero no residente que necesita el ITIN para reclamar un beneficio de un tratado tributario.
• Un extranjero residente por días de presencia en EE. UU. que presenta declaración y no puede obtener un SSN.
• El cónyuge o dependiente de un ciudadano o extranjero residente de EE. UU., si se le reclama para un beneficio tributario permitido (declaración conjunta, cabeza de familia, crédito por otros dependientes, entre otros) o si presenta su propia declaración.
• Un estudiante, profesor o investigador no residente, y el cónyuge o dependiente de un no residente con visa de EE. UU.
• Quien renueva un ITIN vencido que va a usar en una declaración federal. El ITIN vence el 31 de diciembre del tercer año consecutivo sin aparecer en una declaración federal.

Si eres elegible para un SSN, no usas este formulario: lo pides con el formulario SS-5 en la Administración del Seguro Social (ssa.gov). Si tu solicitud de SSN está en trámite, espera la respuesta. Una empresa necesita un EIN: consulta el formulario SS-4.

El IRS publica también una versión en español, el Formulario W-7(SP). Si envías el W-7(SP), el IRS te escribe en español; con el W-7 en inglés, toda la correspondencia llega en inglés. El IRS aclara que la versión en inglés de sus documentos es la oficial. Esta guía sigue el formulario W-7 en inglés: cada línea aparece con su significado y, la primera vez, con su nombre en inglés entre comillas.

Qué tener a mano

• La declaración federal para la que necesitas el ITIN, con el espacio del SSN en blanco para cada solicitante. Solo puedes omitirla si cumples una de las excepciones de las tablas de excepciones de las instrucciones; en ese caso envías los documentos que pide esa excepción.
• Documentos de identidad y de condición de extranjero, en original o en copias certificadas por la agencia que los emitió. Las copias notariadas no sirven, salvo para cónyuges y dependientes de personal militar de EE. UU. que solicitan desde el exterior. Todo documento debe estar vigente.
• El pasaporte, si lo tienes. Es el único documento que prueba por sí solo identidad y condición de extranjero. Sin pasaporte, envías al menos dos documentos de la lista de 13 del IRS, y uno debe tener tu foto (no aplica a dependientes menores de 14 años, o de 18 si son estudiantes).
• Lo adicional para dependientes. En general, un dependiente también prueba residencia en EE. UU.: pasaporte con fecha de entrada a EE. UU., o un registro escolar, registro médico (menores de 6 años), identificación estatal, licencia de conducir o visa de EE. UU. Un menor de 18 años sin pasaporte necesita su acta de nacimiento.
• La fecha de entrada a EE. UU. y los datos de la visa, si los tienes, y una copia del I-20 o I-94 si corresponde.

Los 13 documentos aceptados: pasaporte, identificación con foto de USCIS, visa de EE. UU., licencia de conducir de EE. UU., identificación militar de EE. UU., licencia de conducir extranjera, identificación militar extranjera, documento nacional de identidad, identificación estatal de EE. UU., credencial de elector extranjera, acta de nacimiento civil, registros médicos (dependientes menores de 6 años) y registros escolares (dependientes menores de 24 años que estudian).

Paso a paso

1. Elige nuevo o renovación en el tipo de solicitud Application type

   Marca "Apply for a new ITIN" (ITIN nuevo) o "Renew an existing ITIN" (renovación). Si renuevas, también respondes la Line 6e y escribes el ITIN en la Line 6f.

2. Marca una casilla de motivo, de la Box a a la Box h

   Marca la casilla que mejor describe tu caso, también si renuevas. La Box b es un no residente que presenta declaración. La Box c es un residente por días de presencia y exige fecha de entrada en la Line 6d. Las Box d y Box e son el dependiente o el cónyuge de un ciudadano o residente de EE. UU.: en la línea punteada escribes su nombre completo y su SSN o ITIN, y con la Box d también el parentesco (padre, hijo, nieto). La Box g pide copia de la visa y fecha de entrada.

   La Box a (beneficio de tratado) siempre va con la Box h. La Box f también, cuando reclamas una excepción. En la línea punteada junto a la Box h escribes la excepción tal como la nombran las instrucciones, por ejemplo "Exception 1d-Pension Income". Debajo van el país del tratado y el número de artículo. La Box h sola es para cualquier otro motivo: lo describes en detalle y adjuntas pruebas.

3. Escribe tu nombre en la Line 1a y la Line 1b

   La línea 1a, "First name / Middle name / Last name", es tu nombre legal tal como figura en tus documentos: nombre, segundo nombre y apellido. Usa el mismo nombre en tu declaración. La línea 1b, "Name at birth if different", es tu nombre de nacimiento, solo si es distinto.

4. Anota tu dirección postal en la Line 2

   Es la "Applicant's Mailing Address". Allí el IRS te envía el aviso del ITIN y te devuelve los documentos originales. Usa un apartado del Servicio Postal de EE. UU. solo si el correo no llega a tu domicilio. No sirven los buzones de empresas privadas.

5. Anota tu dirección en el extranjero en la Line 3

   Es la "Foreign (non-U.S.) Address": tu dirección completa fuera de EE. UU., aunque repita la Line 2. Si te mudaste a EE. UU. y ya no tienes casa afuera, escribe solo el país donde viviste por última vez. Con la Box b, la dirección completa de tu último domicilio en el extranjero. El país de un tratado debe coincidir con este.

6. Completa tus datos de nacimiento en la Line 4

   "Birth Information": fecha de nacimiento (MM/DD/AAAA), país de nacimiento, y ciudad y estado o provincia. Las instrucciones piden escribir "N/A" en cualquier parte de una línea que no aplique, en lugar de dejarla vacía.

7. Marca el sexo en la Line 5

   El formulario de diciembre de 2024 solo ofrece "Male" (masculino) o "Female" (femenino).

8. Completa de la Line 6a a la Line 6g

   Es la sección "Other Information":

   • Line 6a, "Country(ies) of citizenship": cada país de ciudadanía, con el nombre completo.
   • Line 6b, "Foreign tax I.D. number": el número fiscal de tu país, si te lo dieron.
   • Line 6c, "Type of U.S. visa": solo visa de no inmigrante de EE. UU.: clase, número y vencimiento, por ejemplo "F-1/F-2 123456" y la fecha.
   • Line 6d, "Identification document(s) submitted": marca el tipo del primer documento y anota emisor, número, vencimiento y fecha de entrada a EE. UU. Los demás documentos van en una hoja aparte con tu nombre y "Form W-7" arriba. Si nunca entraste, escribe "Never entered the United States".
   • Line 6e: "Yes" si alguna vez tuviste un ITIN o un número del IRS (IRSN); si no, "No/Don't know".
   • Line 6f: el ITIN o IRSN anterior y el nombre con que se emitió. Un cambio de nombre requiere prueba, como el acta de matrimonio.
   • Line 6g, "Name of college/university or company": con la Box f, tu universidad, su ciudad y estado, y la duración de tu estadía. Si viajas por negocios, la empresa.

9. Firma en Sign Here

   Firma el solicitante, con firma original, fecha y teléfono. Un padre o tutor designado por un tribunal puede firmar por un dependiente menor de 18 años que no puede hacerlo. Cualquier otra persona, incluido el cónyuge, firma solo con un formulario 2848 adjunto. Quien firma por el solicitante escribe su nombre y marca "Parent" (padre o madre), "Power of attorney" (poder) o "Court-appointed guardian" (tutor). El tutor adjunta los documentos del tribunal.

10. Deja en blanco la sección del agente

    La sección Acceptance Agent's Use ONLY la completa solo un agente de aceptación del IRS.

Errores comunes

Adónde va

El W-7 no se entrega a un empleador ni a un pagador. Lo envías al IRS con tu declaración (o los documentos de la excepción) y tus documentos de identidad.

Por correo postal de EE. UU.:

• Internal Revenue Service, ITIN Operation, P.O. Box 149342, Austin, TX 78714-9342

Por servicio de entrega privado:

• Internal Revenue Service, ITIN Operation, Mail Stop 6090-AUSC, 3651 S. Interregional, Hwy 35, Austin, TX 78741-0000

No uses la dirección de las instrucciones de tu declaración: la declaración se tramita desde este paquete.

Para no separarte de tus originales, solicita en persona. Un agente de aceptación habilitado para verificar documentos ("Certifying Acceptance Agent"), en EE. UU. o en el exterior, revisa el pasaporte y la mayoría de los documentos y te los devuelve en el momento. Los Centros de Asistencia al Contribuyente del IRS designados hacen lo mismo, solo con cita (844-545-5640).

Cuenta con 7 semanas para que el IRS te informe el resultado, o de 9 a 11 semanas si envías entre el 15 de enero y el 30 de abril o desde el exterior. Los originales enviados por correo vuelven a la dirección de la Line 2. Si no llegan en 60 días, llama al IRS. Guarda una copia de todo lo que envías.