Cómo llenar el formulario SS-4 del IRS

Quién necesita este formulario

Presentas el formulario SS-4 cuando una entidad no tiene EIN pero debe anotarlo en una declaración u otro documento fiscal. Casos comunes de la tabla "Do I Need an EIN?" del formulario:

• Contratas, o vas a contratar, empleados, incluidos empleados domésticos.
• Formas una sociedad colectiva, una corporación o una LLC de dos o más miembros.
• Tienes una LLC de un solo miembro que necesita su propio EIN para impuestos sobre la nómina o especiales, un requisito estatal, el Form 8832 o el Form 5472 (dueño extranjero).
• Eres propietario único y presentas declaraciones de nómina o de impuestos especiales, o creas un plan de jubilación calificado.
• Creas un fideicomiso (salvo la mayoría de los fideicomisos del otorgante), administras un patrimonio sucesorio o eres administrador de un plan.
• Compras un negocio en marcha o cambias el tipo de organización.
• Eres agente de retención, o una persona extranjera que necesita un EIN por las reglas de retención o para reclamar un tratado.

El IRS recomienda pedirlo en línea cuando se pueda: es gratis y te da el EIN al instante. Solo sirve si la entidad se formó en Estados Unidos o en un territorio estadounidense, tiene allí su lugar principal de negocios y la parte responsable tiene SSN o ITIN. Los demás lo piden por fax, por correo o, si son solicitantes internacionales, por teléfono.

Este formulario no sirve para un número fiscal personal. Si no puedes obtener un número de Seguro Social, pide un ITIN con el formulario W-7; si tienes derecho a un SSN, pídelo en ssa.gov.

Esta guía sigue el formulario en inglés y sus números de línea. El IRS también publica una versión en español, el formulario SS-4 (sp).

Qué tener a mano

• El nombre legal exacto del documento de constitución o de la tarjeta de Seguro Social, y el nombre comercial (DBA), si usas uno.
• La dirección postal y, si es otra, la dirección física.
• El nombre completo de la parte responsable y su SSN o ITIN.
• El tipo de entidad y, si es una LLC, cuántos miembros tiene y dónde se constituyó.
• Si es una corporación, dónde se constituyó y la declaración que presentará (Form 1120 o 1120-S).
• La fecha de inicio o compra y el mes en que cierra tu año contable.
• Los empleados que esperas en los próximos 12 meses y la fecha del primer salario.
• Qué vende, fabrica o hace el negocio, y cualquier EIN que haya tenido antes.

Paso a paso

1. Escribe los nombres Line 1 a Line 3

   En la línea 1, nombre legal ("Legal name of entity (or individual)"), copia el nombre tal como figura en el documento de constitución, con el sufijo, como Inc. Si eres propietario único, va tu nombre personal, nunca el del negocio. Un patrimonio sucesorio sin nombre legal usa el nombre del fallecido seguido de "Estate". En la línea 2, nombre comercial ("Trade name of business"), pon el DBA solo si es distinto. En la línea 3, albacea o "a cargo de" ("Executor, administrator, trustee, care of name"), un fideicomiso anota al fiduciario y un patrimonio al albacea; otras entidades pueden nombrar a quien recibe su correo fiscal.

2. Indica las direcciones Line 4a a Line 6

   Las líneas 4a y 4b, dirección postal ("Mailing address"), son adonde escribe el IRS (la de la persona de la línea 3, si la hay). Fuera de Estados Unidos, escribe el nombre completo del país, sin abreviarlo. Llena las líneas 5a y 5b, dirección física ("Street address"), solo si es otra, y nunca con un apartado postal. La línea 6 ("County and state where principal business is located") lleva el condado y el estado de la ubicación principal.

3. Nombra a la parte responsable Line 7a y Line 7b

   La parte responsable ("responsible party") es la persona que en última instancia es dueña de la entidad o la controla junto con sus fondos: el dueño, un directivo principal, un socio general, el otorgante de un fideicomiso. Salvo en entidades de gobierno, debe ser una persona física, no una empresa. Escribe su nombre completo en la línea 7a ("Name of responsible party") y su SSN o ITIN en la línea 7b ("SSN, ITIN, or EIN"). Si no tiene ninguno y no puede obtenerlo, escribe "foreign" o "N/A". Nunca la dejes vacía.

4. Responde las preguntas de la LLC Line 8a a Line 8c

   La línea 8a pregunta si la solicitante es una LLC o su equivalente extranjero ("Is this application for a limited liability company"). Si marcas Yes, anota los miembros en la línea 8b. Un matrimonio dueño de la LLC en un estado de bienes gananciales ("community property") que la trata como entidad no considerada separada anota "1". La línea 8c pregunta si se constituyó en Estados Unidos.

5. Elige el tipo de entidad Line 9a y Line 9b

   Marca una sola casilla en la línea 9a, tipo de entidad ("Type of entity"). En una LLC, la casilla depende de cómo tributa:

   • LLC de un solo miembro no considerada separada: marca Other y escribe "Disregarded entity".
   • LLC estadounidense de un solo dueño extranjero que presenta el Form 5472: marca Other y escribe "Foreign-owned U.S. disregarded entity-Form 5472".
   • LLC de varios miembros que tributa como sociedad colectiva: marca Partnership.
   • LLC que elige tributar como corporación o corporación S: marca Corporation y escribe el formulario de declaración (con un solo miembro, agrega "Single-member").

   El propietario único anota su SSN o ITIN junto a la casilla, o "N/A" si es extranjero no residente sin ingresos efectivamente relacionados con Estados Unidos. Los patrimonios anotan el SSN del fallecido y los fideicomisos el TIN del otorgante. Con Other, describe la entidad ("N/A" no se acepta). Una corporación indica en la línea 9b ("state or foreign country") dónde se constituyó.

6. Indica el motivo de la solicitud Line 10

   En la línea 10, motivo ("Reason for applying"), marca una sola casilla y completa el detalle que pide. Una entidad estadounidense no considerada separada y de dueño extranjero marca Other y escribe "Foreign-owned U.S. disregarded entity filing Form 5472".

7. Anota las fechas Line 11 y Line 12

   La línea 11 ("Date business started or acquired") es la fecha de inicio o de compra (solicitantes extranjeros: inicio del negocio en Estados Unidos; fideicomisos: fecha en que recibieron fondos; patrimonios: fecha de fallecimiento). La línea 12, cierre del año contable ("Closing month of accounting year"), es el último mes: diciembre si usas el año calendario.

8. Informa empleados y la opción del Form 944 Line 13 y Line 14

   En la línea 13 ("Highest number of employees expected in the next 12 months") anota el máximo de empleados agrícolas, domésticos y otros que esperas tener a la vez en los próximos 12 meses, con 0 donde no haya. Sin empleados, salta la línea 14. Márcala solo si esperas $1,000 o menos de impuestos sobre la nómina al año (en general, $5,000 o menos en salarios) y quieres presentar el Form 944 anual en lugar del Form 941 trimestral. Después sigues con el Form 944 hasta que el IRS diga otra cosa.

9. Anota la fecha del primer salario Line 15

   En la línea 15 ("First date wages or annuities were paid") va la fecha en que pagaste o pagarás por primera vez salarios o anualidades. Un agente de retención anota la fecha del primer pago a un extranjero no residente. Sin empleados, escribe "N/A".

10. Describe la actividad Line 16 y Line 17

    En la línea 16, actividad principal ("principal activity"), marca una casilla según la fuente principal de ingresos, o Other con una descripción. La línea 17 pide detalle, como "General contractor for residential buildings".

11. Declara un EIN anterior Line 18

    En la línea 18 marca Yes si la entidad de la línea 1 ya recibió un EIN alguna vez, y escríbelo.

12. Tercero autorizado

    La sección "Third Party Designee" se llena solo si quieres que alguien, como tu contador, reciba el EIN y responda preguntas sobre el formulario. Su autorización termina cuando le entregan el EIN, y el aviso igual te llega por correo. Si su dirección o teléfono coinciden con los tuyos, debes enviar el formulario por fax o por correo.

13. Firma y fecha

    Una persona firma por sí misma; una corporación, por su presidente, vicepresidente u otro directivo principal; una sociedad colectiva, entidad de gobierno u otra organización no constituida como corporación, por un miembro o directivo debidamente autorizado; un fideicomiso o patrimonio, por el fiduciario. Los solicitantes extranjeros pueden hacer firmar a cualquier persona debidamente autorizada. Agrega tu teléfono y, si envías por fax, tu número de fax.

Errores comunes

Adónde va

El formulario va al IRS. Nunca pagues por un EIN: el IRS no cobra nada.

En línea. En IRS.gov/EIN, solo para solicitantes en Estados Unidos y sus territorios. Termina en una sola sesión (se cierra tras 15 minutos sin actividad); el EIN aparece al instante.

Fax. En general recibes el EIN por fax dentro de 4 días hábiles, así que incluye tu número de fax.

• Residencia legal, lugar principal de negocios u oficina en uno de los 50 estados o en D.C.: 855-641-6935.
• Sin nada de eso en un estado ni en D.C. (por ejemplo, en un territorio o en otro país): 855-215-1627 desde Estados Unidos o 304-707-9471 desde el exterior.

Correo. Envía el formulario firmado al menos 4 a 5 semanas antes de necesitar el número; el EIN llega por correo en unas 4 semanas. Para consultar el estado de una solicitud por correo, llama al 800-829-4933.

• Desde los 50 estados o D.C.: Internal Revenue Service, Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999.
• Desde un territorio o el exterior: Internal Revenue Service, Attn: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999.

Teléfono, solo para solicitantes internacionales. Sin residencia, negocio ni oficina en Estados Unidos o sus territorios, llama al 267-941-1099 (no es gratuito), de 6:00 a.m. a 11:00 p.m., hora del Este, de lunes a viernes. Quien llama debe estar autorizado para recibir el EIN. Llena el formulario antes; luego anota el EIN, fírmalo y guárdalo, y envíalo dentro de 24 horas si el IRS lo pide.